Хранение счетов — сколько лет и как правильно?
Закон о бухгалтерском учёте Эстонии требует хранить все первичные документы, включая счета, не менее 7 лет. Разбираемся в требованиях и даём практические рекомендации.
Содержание
1. Что говорит закон?
§ 12 Закона о бухгалтерском учёте (RPS) устанавливает, что первичные документы и бухгалтерские регистры необходимо хранить не менее 7 лет после окончания того хозяйственного года, в котором была совершена сделка.
Это означает: если счёт выставлен в январе 2026, то:
- Конец хозяйственного года: 31 декабря 2026
- Начало срока хранения: 1 января 2027
- Минимальный срок хранения до: 31 декабря 2033
Годовые отчёты нужно хранить ещё дольше — не менее 10 лет.
2. Сроки хранения по типам документов
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Счета на продажу | 7 лет | RPS § 12 |
| Счета на покупку | 7 лет | RPS § 12 |
| Банковские выписки | 7 лет | RPS § 12 |
| Договоры | 7+ лет | RPS § 12, TsÜS |
| Годовые отчёты | 10 лет | RPS § 12 ч. 3 |
| Зарплатные документы | 7 лет | RPS § 12 |
| Декларации НДС | 7 лет | MKS § 57 |
3. Цифровой vs бумажный архив
Эстонское законодательство разрешает хранить первичные документы в цифровом виде. Согласно RPS § 7 ч. 2, цифровой документ должен быть:
- Читаемым — содержимое должно быть воспроизводимо весь срок хранения
- Неизменяемым — документ нельзя изменить задним числом (PDF, цифровая подпись)
- Идентифицируемым — должно быть ясно, кто и когда создал документ
4. Что проверяет Налоговый департамент?
MTA (Maksu- ja Tolliamet) имеет право проверить бухгалтерию предприятия за 3 года (обычная ревизия) или до 5 лет назад (углублённая проверка). В особых случаях — и более.
При проверке MTA обычно смотрит:
- Все ли счета на месте и пронумерованы последовательно
- Правильно ли рассчитан и задекларирован НДС
- Соответствуют ли счета реальным сделкам
- Есть ли надлежащие счета для вычета входного НДС
5. Практические советы
- Автоматизируйте создание счетов — используйте Kiirarve.ee и все счета автоматически сохраняются в вашем кабинете. Premium — хранение 90 дней, бесплатный — 30 дней.
- Регулярно скачивайте счета — храните архив на локальном диске или в облаке.
- Используйте CSV-экспорт — в Premium пакете Kiirarve.ee можно экспортировать все счета в CSV для импорта в бухгалтерскую программу.
- ZIP-архив по кварталам — в Premium пакете можно скачать все счета одним ZIP-файлом.
- Не удаляйте старые счета — даже оплаченные счета нужно хранить минимум 7 лет.