Arvete säilitamine — kui kaua ja kuidas?
Eesti raamatupidamise seadus nõuab, et kõik raamatupidamise algdokumendid, sealhulgas arved, säilitataks vähemalt 7 aastat. See artikkel selgitab nõudeid ja annab praktilisi soovitusi.
Sisukord
1. Mida ütleb seadus?
Raamatupidamise seaduse (RPS) § 12 sätestab, et raamatupidamise algdokumendid ja registrid tuleb säilitada vähemalt 7 aastat pärast selle majandusaasta lõppu, milles tehing tehti.
See tähendab, et kui koostasid arve jaanuaris 2026, siis:
- Majandusaasta lõpp: 31. detsember 2026
- Säilitustähtaja algus: 1. jaanuar 2027
- Minimaalne säilitamise lõpp: 31. detsember 2033
Majandusaasta aruanded tuleb säilitada veel kauem — vähemalt 10 aastat.
2. Säilitustähtajad dokumentide kaupa
| Dokument | Säilitustähtaeg | Alus |
|---|---|---|
| Müügiarved | 7 aastat | RPS § 12 |
| Ostuarved | 7 aastat | RPS § 12 |
| Pangakonto väljavõtted | 7 aastat | RPS § 12 |
| Lepingud | 7+ aastat | RPS § 12, TsÜS |
| Majandusaasta aruanded | 10 aastat | RPS § 12 lg 3 |
| Palgadokumendid | 7 aastat | RPS § 12 |
| Käibemaksu deklaratsioonid | 7 aastat | MKS § 57 |
3. Digitaalne vs paberarhiiv
Eesti seadusandlus lubab raamatupidamise algdokumente säilitada digitaalsel kujul. RPS § 7 lg 2 kohaselt peab digitaalne dokument olema:
- Loetav — dokumendi sisu peab olema taasesitatav kogu säilitusperioodi jooksul
- Muutmatu — tagada peab, et dokumenti ei saa tagantjärele muuta (PDF, digiallkiri)
- Tuvastatav — peab olema selge, kes ja millal dokumendi koostas
Soovitused digitaalse arhiivi jaoks:
- Kasuta PDF/A formaati — tagab pikaajalise loetavuse
- Säilita varukoopiaid (backup) eraldi kohas
- Lisa dokumentidele metaandmed (kuupäev, number, partner)
- Kasuta kaustastruktuuri — aasta > kuu > arve tüüp
4. Mida kontrollib Maksu- ja Tolliamet?
MTA-l on õigus kontrollida ettevõtte raamatupidamist kuni 3 aastat tagasi (tavaline revisjon) või kuni 5 aastat tagasi (põhjalikum kontroll). Erijuhtudel (kahtlus maksupettuses) isegi kauem.
Kontrolli käigus vaatab MTA tavaliselt:
- Kas kõik arved on olemas ja nummerdatud järjestikku
- Kas käibemaks on õigesti arvutatud ja deklareeritud
- Kas arved vastavad tehingutele (pole fiktiivarveid)
- Kas sisendkäibemaksu mahaarvamiseks on nõuetekohased arved
5. Praktilised soovitused
- Automatiseeri arve koostamist — kasuta Kiirarve.ee-d ja kõik arved salvestatakse automaatselt sinu kontole. Premium paketis säilitatakse arveid 90 päeva, tasuta paketis 30 päeva.
- Laadi arved regulaarselt alla — hoia oma arvhiivi ka lokaalsel kettal või pilveteenuses.
- Kasuta CSV eksporti — Kiirarve.ee Premium võimaldab eksportida kõik arved CSV-failina, mida saab importida raamatupidamisprogrammi (Merit, e-arveldaja vms).
- Kasuta ZIP arhiivi — Premium paketis saad alla laadida kõik arved korraga ZIP-failina kvartalite kaupa.
- Ära kustuta vanu arveid — isegi kui arve on makstud, säilita see vähemalt 7 aastat.